Status: IN IMPLEMENTATION (seit Mitte Sept 2023)
Beginn: 29.05.2023 (in Planung bis 12.06.2023)
geplanter Test-Einsatz: Herbst 2023
geplanter Produktiv-Einsatz: Semester/Herbst 2024
Modul zur Abwicklung der Essensbestellung, -ausgabe und -abrechnung
Kategorie: Schule
Kurz-Übersicht
+ Anlegen eines Menüplans für einen bestimmten Zeitraum (bspw. 4 Wochen im Voraus, Daten: welche? Bezeichnung, veget/veg/glutenfrei/…)
+ vor erster Wahl müssen Personen Grunddaten für Zahlungsverkehr hinterlegen (Daten für SEPA-Lastschrift > Buchhaltung ergänzt HFMXX > Ausdruck > Unterschrift der ErzBer; Bestätigung durch Buchhaltung, dass SEPA-Lastschriftmandat erstellt bzw. erhalten wurde)
+ Personen können aus diesen Menüs wählen (eines/mehrere, fixe Deadline/bis X Tage vorher), Bestätigung an EMail / Ausdruck PDF mit den Bons (QR-Code) bzw. Personenliste für Ausgabe (siehe Durchführung)
+ Optional: Personen können Essen abbestellen (bis X Tage vorher / Krankheitsfall? / Gutschrift? / durch wen?)
+ Abrechnung: Jede Person hat ein mind. ein Verrechnungskonto (mehrere Konten bspw. bei Person als LEH, selbe Person als ERZ o.ä.), auf das eine einzelne Bestellung gebucht wird
+ Durchführung: (1) Manuell: Abhaken auf der Ausgabeliste durch Ausgabe bzw. Abgabe des Bons (Essen, Person, mit Code und QR-Code) zur nachträglichen Eingabe für Essensnachweis; (2) Digital: QR-Code-Scanner, Scan durch Essensausgabe/Scan durch Personen selbst als Essensnachweis – dadurch Möglichkeit eines Monitors zur Anzeige, wer welches Essen bekommt
Spezialfunktionen
+ fixe Anmeldungen (bspw. immer donnerstags; mit Möglichkeit der Abbestellung)
+ Anmeldungen zu bestimmten Essensgruppen (bspw. Frühstück; vegan etc; mit Möglichkeit der Abbestellung)
+ Buchung von Extra-Essen (bspw. bei SchüLFs, externen Kursen etc)
+ Vergünstigtes Essen für bestimmte Personen
Ist Ihre Schule auch interessiert? Ihre Schule kann sich jederzeit als Testschule für Herbst 2023 bewerben! Nach größeren Entwicklungsschritten wird ein Mail mit wichtigen Infos versandt (bei Interesse einfach kurzes EMail an office@sintoora.com). Jetzt ist die Möglichkeit, aktiv an der Entwicklung mitzuwirken! Dementsprechend wird diese Projektseite laufend aktualisiert.
Es folgt die Beschreibung konkreter Implementationen an freiwilligen Testschulen:
(1) Konkrete Implementation zum Testbetrieb mit Schulbeginn am BG BRG Gmunden
Aktueller Prozess
+ Zettel im PDF-Format mit Menüauswahl zum Ankreuzen auf der Homepage zum Ausdruck
+ Anmeldung durch Abgabe des ausgefüllten Menüzettels im SEK, Barbezahlung des Betrages
+ Tagesliste manuell aus Anmeldungen erstellen
+ Essensausgabe mit Abhaken auf der Essensliste
+ Nachträgliche Änderungen ausschließlich via SEK
Optimierter Prozess
+ Eingabe online Essensplan alle 4 Wochen mit Deadline
+ Wahl durch Schüler bis Deadline (bei erstmaliger Wahl: (a) Hinterlegen der SEPA-Zahlungsverkehrsdaten; (b) Buchhaltung ergänzt im SAP die HMFXX Nummer, stellt das SEPA-Lastschriftmandat aus und berechtigt den Schüler zur Wahl; (c) Schüler kann bereits wählen, muss das unterschriebene SEPA-Lastschriftmandat unverzüglich bei der Buchhaltung abgeben (wird durch Buchhaltung bestätigt)
+ Bestellliste der Essen durch SEK/Berechtigte einsehbar
+ Schüler drucken sich die Essens-Bons aus
+ Ausgabe: Aufstellen eines PCs mit 2 duplizierten Monitoren und QR-Code-Scanner (Ausdruck zur Sicherheit :-))
Erwartungen
+ Enorme Zeitersparnis durch Entfall des manuellen Abtippens der Bestelllisten
+ Eliminieren der durch das manuelle Abtippen entstehenden Fehler
+ Kein Bargeld im SEK mehr
+ Kein unnötiger Bargeld-Transfer mehr (Die Kosten für abbestelltes Essen werden bis zum 15. des Folgemonats rückerstattet)
+ Zu Schulbeginn erhöhter Aufwand durch SEPA-Lastschriften
Aktueller Stand (30.11.2023)
Die Einführung ging vollkommen reibungslos vonstatten und läuft nun bereits seit über 2 Monaten. Schüler und Lehrer finden sowohl Wahl als auch die Kontrolle mittel QR-Code modern, unkompliziert und Zitat „des is jo voi cool“. Ich war an den ersten beiden Tagen der Essensausgabe selbst als Zuseher dabei – die Schüler kommen zur Ausgabe, sehen einen QR-Code-Scanner, völlig selbstverständlich halten sie ihren Code davor. Vielen haben ihre Codes ausgedruckt, viele in Streifen geschnitten und zusammengeklammert in der Federschachtel – abgerissen – gescannt – fertig, und bereits an Tag 1 haben viele probiert, mittels Handy zu scannen – erfolgreich. Und alle haben sich gefreut, als ihr Name am Monitor erschienen ist 😀.
Selten habe ich eine so reibungslose Einführung eines doch recht großen Moduls erlebt.
(2) BRG/ORG Schloss Traunsee
Projekttreffen am Mittwoch, den 31.05.2023 mit Verwaltung, Buchhaltung und Küche
Besonderheit: Internatsbetrieb
Aktueller Prozess
Internatsschüler gehen an fixen Tagen (3, 4 oder 5) Mittagessen, Vollinternatsschüler auch Abendessen; es gibt jeweils ein „normales“ sowie ein „vegetarisches“ Gericht, Schüler legen sich fest, welches Menü sie wünschen, Änderungen tw direkt bei Essensausgabe
Essen gehen auch LEH (entweder in Funktion des LEH oder ERZ), Externe (Schüler, die nicht voll- oder halbintern sind), Gäste (bspw. Schüler von Talentkursen) und Mitarbeiter der im selben Gebäude untergebrachten Bildungsdirektion
Externe melden sich vormittags im Speisesaal bei Barbezahlung zum Essen an, erhalten farbige Markerl, die sie bei der Essensausgabe abgeben; diese Abgabe ist, wenn stressige Zeit bei Essensausgabe, oft sehr schwer zu kontrollieren
Für die Küche ist es aktuell sehr schwer an konkrete Zahlen zu kommen, wie viele Personen zum Essen zu erwarten sind, das macht den Einkauf so gut wie unplanbar, selbes gilt für die Küche
Optimierter Prozess
Eingabe des Menüplans in SINTOORA Essen > als PDF zum Druck aufbereitet, evtl. automatisierte Ausgabe auf Homepage
verpflichtende Anmeldung aller Personen bis Mittwoch der Vorwoche 10:00 Uhr > entsprechende Listen für Einkauf (Integration Kalender)
automatisierte Anmeldung für Personen nach Vorlieben (bspw. „immer dienstags vegetarisch“, oder für HI3: di+mi+fr etc) > EMail am Di NM mit Hinweis der Änderungsmöglichkeit bis Mi 10:00 Uhr)
krankheitsbedingte Abwesenheiten durch SEK einzutragen (Export WebUntis > Import?) bis 08:00 Uhr > tagesaktuelle Liste nach Gruppen für die Küche
Essensausgabe durch Bon-Druck (QR-Code) oder Scan des Schülerausweises (Tausch Schülerausweis?)
Hinterlegen der Debitorennummer durch Buchhaltung > Abrechnungslisten nach Klassen, PERS, LEH, Gäste (jeweils alphabetisch)
Erwartungen
Planbarkeit für den Einkauf > Kostenoptimierung
Planbarkeit für die Küche > optimierte Lebensmittelverwertung
Kein Bargeldverkehr > Freiwerden von Personalresourcen am Vormittag
Aktueller Stand (30.11.2023)
Vor zwei Wochen fand ein Projekttreffen mit Vertretern der Verwaltung, Küche und Buchhaltung statt. Der aktuelle Stand wurde vorgestellt, danach wurden die Details der Preisgestaltung erörtert. Und diese werden aktuell in die Software implementiert. Dies und die Möglichkeit, „Extra“ Essen zu bestellen wie Lunchpakete, Extra Jause und dergleichen.
Aktueller Stand (02.02.2024)
Heute wurde das (riesen)große Update mit der flexiblen Preisgestaltung eingespielt – Voraussetzung für die nun vereinbarte Testphase mit Beginn des zweiten Semsters! Während gleichzeitig von der hauseigenen IT die Infrastruktur aufgebaut wird (Scanstation), wird der Testbetrieb für Personen des Personals sowie der an die Schule angeschlossene Bildungsregionsleitung vorbereitet. Nähere Informationen siehe Blogbeitrag.
(3) BRG/BORG Kirchdorf
Projekttreffen am 07.06.2023 mit Administration und TABE-Leitung
Aktueller Prozess
Essensanmeldungen fix zu Schulbeginn lt. Stundenplan zum Essen (ohne Auswahl; ggf. vegetarisch); ca. 30-40 Essen pro Tag, ca. 120 pro Woche
Während dem Schuljahr zweimal Förderkursphasen (Herbst/Winter und Frühling) mit optionalen Essensanmeldungen (+20-40 Essen pro Woche für einen Zeitraum von 8 Wochen)
Bestellung bei KH Kirchdorf nach vegetarisch/nicht-veg bzw. Süßspeisen nach Erfahrungswerten (nicht-veg normal 90%, veg 10%, abweichend bei bestimmten Speisen)
Essensausgabe erfolgt ohne Kontrolle
Optimierter Prozess
Essensanmeldung digitalisiert; Eltern wählen, aber Eltern können Schüler die Wahl freigeben, optional mit Bestätigung;
Menü-Wahlmöglichkeiten, dann verbindlich, durch Schüler
Automatisierte Bestellliste aufgrund Anmeldungen bis Donnerstag
Tägliche Essens-Ausgabeliste zur Kontrolle manuell durch Abhaken – denkbar: abhaken auf Smartphone/Tablet?
Abrechnungsliste alle zwei Monate
Erwartungen
Spürbare Verringerung der organisatorischen Verwaltungstätigkeiten durch die TABE-Leitung (Essensanmeldung)
Wahlmöglichkeit durch Schüler
Essensbestellungen aufgrund Anmeldezahlen
Automatisierte Anmeldelisten
Automatisierter Menüplan für Homepage
Aktueller Stand (30.11.2023)
Am BRG BORG Kirchdorf startete die Essensbestellung via SINTOORA nach den Herbstferien Anfang November. Im Vorfeld wurden verschiedenste Fehler bereinigt sowie Funktionen ergänzt. Die Essens-Anmeldung funktioniert reibungslos, hier arbeiten wir bereits an Optimierungen beim Auftreten vieler Essenspläne (da diese wöchentlich eingegeben werden).
Aktueller Stand (02.02..2024)
Vor kurzem habe ich Feedback eingeholt: Der Betrieb von SINTOORA Essen läuft für alle Beteiligten reibungslos und erleichtert die tägliche Routinearbeit. Von den zwei Wunsch-Rückmeldungen zu (a) unbestätigten Essenswahlen und (b) der Verrechnung ist die bessere Sichtbarkeit der unbestätigten Essenswahlen bereits implementiert, zweitere bezüglich der Verrechnung wird im Laufe der nächsten Wochen im Zuge der Neuprogrammierung der Abrechung (aufgrund der Implementation flexiblen Preisgestaltung) mit umgesetzt. Das Feedback freut mich SEHR, ich bedanke mich für diese gute, unkomplizierte und kontruktive Zusammenarbeit und wünsche weiterhin viel Freude mit dem Einsatz!